Documentbeheer zonder los archief: geef ieder document context

Waar ontstaat het probleem?

Losse systemen zijn niet per definitie verkeerd. Het probleem ontstaat wanneer dezelfde gebeurtenis door meerdere afdelingen opnieuw wordt geïnterpreteerd en ingevoerd. Dan kunnen status, datum, verantwoordelijke en betekenis uiteenlopen.

Begin bij de bedrijfsgebeurtenis

Een nieuwe medewerker, ontvangen betaling of projectwijziging is één gebeurtenis. De informatie hoort bij de bron te ontstaan en daarna beschikbaar te worden voor de functies die haar nodig hebben.

Wat verandert in DigiKlant?

DigiKlant is ontworpen rondom gedeelde dossiers, relationele gegevens en procesroutes. Daardoor kan een volgende handeling voortbouwen op wat eerder is vastgelegd in plaats van een tweede registratie te beginnen.

Waar moet u bij implementatie op letten?

• Bepaal welke registratie bronhouder is.
• Leg definities van statussen en datums vast.
• Maak uitzonderingen zichtbaar in plaats van ze stil te corrigeren.
• Bewaar historie en context bij de oorspronkelijke zaak.

Conclusie

De grootste winst ontstaat niet door zoveel mogelijk schermen te automatiseren, maar door te voorkomen dat dezelfde werkelijkheid meerdere keren moet worden opgebouwd.